(058) 299 06 63 info@notarisvolders.nl

Algemene Voorwaarden & Privacybeleid

Privacyverklaring Notaris Volders

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notariskantoor Volders
Adres: Achter de Hoven 75
Postcode / Plaats: 8933 AH Leeuwarden
Contactpersoon: mr. A.B. Hummel-Dillema
E-mailadres: a.hummel@notarisvolders.nl

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens: 
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. 
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat. 
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan. 
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens welke wij registreren bevatten, onder meer:
• Naam
• Adres
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• BSN-nummer/vreemdelingennummer
• Legitimatiegegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Gegevens betreffende burgerlijke staat
Afhankelijk van uw opdracht aan ons, kunnen we ook vragen om inkomensgegevens, vermogensgegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
De verwerking: opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens t.b.v. passeren en bewaren van notariële akten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: passeren van notariële akten;
o Grondslag: wettelijke verplichting, artikelen 58 en 59 Wet op het Notarisambt.
• De verwerking: opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens t.b.v. voorbereiden en afhandelen van notariële akten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: passeren van notariële akten;
o Grondslag: wettelijke verplichting, Selectielijst (119), Staatscourant 2005, nr. 212. Archiefwet.
• De verwerking: verstrekken door middel van doorzending persoonsgegevens: concepten en dossierstukken verzenden aan derden met toestemming cliënt heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: informeren derden op verzoek van cliënt;
o Grondslag: toestemming cliënt.
• De verwerking: opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens t.b.v. dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is, zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: uitvoeren opdracht cliënt;
o Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
• De verwerking: verstrekken door middel van doorzending persoonsgegevens t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in registers heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: kenbaarheid van de gegevens; 
o Grondslag: wettelijke verplichting en in een enkel geval toestemming cliënt (zoals inschrijving in het Centraal Levenstestamentenregister).
• De verwerking: vastleggen, raadplegen persoonsgegevens t.b.v. het legaliseren van handtekeningen heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: bevestigen echtheid handtekening op verzoek; 
o Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
• De verwerking: verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens voor aanleg van een registratie t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: marketing en acquisitie;
o Grondslag: toestemming cliënt.
• De verwerking: verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: informeren en faciliteren samenwerking in de keten;
o Grondslag: toestemming cliënt.
• De verwerking: verzamelen, vastleggen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens t.b.v. de financiële administratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen;
o Grondslag: wettelijke verplichting, artikel 10 leden 3 en 4 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, artikel 24 lid 6 van de Wet op het Notarisambt, Selectielijst (122).
• De verwerking: verzamelen, vastleggen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens t.b.v. de financiële administratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen;
o Grondslag: wettelijke verplichting, artikel 10 leden 3 en 4 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, artikel 24 lid 6 van de Wet op het Notarisambt, Selectielijst (122).
• De verwerking: verstrekken door middel van doorzending persoonsgegevens t.b.v. de aanleg en beheer van salarisadministratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: wettelijke plicht, uitvoeren overeenkomst;
o Grondslag: wettelijke verplichting, artikel 10 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
• De verwerking: verzamelen, vastleggen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens t.b.v. sollicitatiegegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
o Doel: selectie personeel;
o Grondslag: toestemming sollicitant.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
• Openbare registers, waaronder het Kadaster en het handelsregister beheerd door de Kamer van koophandel
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
• Bank, geldverstrekker en/of financieel tussenpersoon, hypotheekadviseur
• Accountant, fiscalist, boekhouder, administrateur en/of (belasting)adviseur
• Advocaat, mediator
• Incassobureau, deurwaarder
• Schenker, mede-erfgenaam

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
• KNB
• Belastingdienst
• Registerhouders

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. 
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene 
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze op grond van de wet niet verwijderen. Om de notariële akte terug te kunnen vinden, kunnen niet al uw persoonsgegevens worden verwijderd.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notarisvolders.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

ALGEMENE VOORWAARDEN Notariskantoor mr. A.B. Volders B.V.

Vennootschap

1. Notariskantoor mr. A.B. Volders B.V. is een besloten vennootschap, waarvan mr. A.B. Volders (indirect) bestuurder is. Notariskantoor mr. A.B. Volders B.V. handelt mede onder de naam: Notaris Volders.

Werkingsfeer voorwaarden

2. Deze algemene voorwaarden zijn mede bedongen ten behoeve van de individuele aandeelhouders, de bestuurders en de voor de vennootschap werkzame personen. Waar in deze algemene voorwaarden gesproken wordt van de vennootschap, zijn daarmee, voorzover de context dit toelaat, derhalve tevens bedoeld de (individuele) aandeelhouders, de bestuurders en de voor de vennootschap werkzame personen.

Uitvoering opdracht

3. Alle opdrachten worden, met terzijdestelling van artikel 7:404 BW en artikel 7:407 lid 2 BW uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de vennootschap. Slechts de vennootschap is verantwoordelijk voor de uitvoering van opdrachten. Niettemin staat het de vennootschap vrij verleende opdrachten onder haar verantwoordelijkheid te laten uitvoeren door de door haar aan te wijzen besloten vennootschappen, bestuurders van de besloten vennootschappen en voor de vennootschap werkzame personen, in voorkomend geval met inschakeling van derden. De vennootschap is gemachtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van derden namens de opdrachtgever te aanvaarden. De vennootschap is gerechtigd een opdracht te weigeren.

Beperking aansprakelijkheid

4. a. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende

geval door de gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) wordt uitbetaald. De notaris is lid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en voldoet aan de door de KNB voorgeschreven verzekeringsplicht.

4. b. Indien in de werkzaamheden, die worden verricht ter uitvoering van de aan de vennootschap gegeven opdracht, een of meer fouten zijn gemaakt, is de met betrekking tot die werkzaamheden aan de opdrachtgever(s) en derden te betalen totale schadevergoeding beperkt tot het bedrag waarvoor de aansprakelijkheidsverzekering, in voorkomend geval de notaris aanspraak op uitkering geeft vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de verzekeringsvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar(s) is.

4. c. De in sub b van artikel 4 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval de notaris aansprakelijk is voor fouten van door hem

ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van door hem bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd.

4. d. De aansprakelijkheidsbeperking als omschreven in sub b van artikel 4 geldt ook indien de notaris ten onrechte zijn dienst heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.

4. e. De aansprakelijk als opgenomen in sub b, sub c en sub d van artikel 4 van deze voorwaarden is mede gemaakt ten behoeve van de waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen.

4. f. Op de aansprakelijkheid van de notaris, zijn waarnemer en zijn medewerkers in de zin van dit artikel is Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter.

Verjaringstermijn

5. Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden van de opdrachtgever jegens de vennootschap, de (individuele) aandeelhouders, de hiervoor bedoelde besloten vennootschappen, de bestuurders van die besloten vennootschappen en de voor de vennootschap werkzame personen in verband met door de vennootschap verrichte werkzaamheden vervallen in ieder geval zodra een periode van één jaar is verstreken na de dag waarop de opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met het bestaan van die rechten en bevoegdheden.

Inschakeling derden

6. De keuze van de door de vennootschap in te schakelen derden zal, waar mogelijk, geschieden in overleg met de opdrachtgever en met inachtneming van de nodige zorgvuldigheid. De vennootschap is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden. Behalve voorzover sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de vennootschap, vrijwaart de opdrachtgever de vennootschap voor alle aanspraken van derden, de doorde vennootschap in verband daarmee te maken kosten inbegrepen, die op enigerlei wijze verband houden met de voor de opdrachtgever verrichte werkzaamheden.

7. De uitvoering van de verstrekte opdrachten geschiedt uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgever. Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden geen (vorderings)rechten ontlenen.

8. Indien de opdrachtgever de inhoud van de door de vennootschap voor hem verrichte werkzaamheden aan derden kenbaar maakt, is de opdrachtgever jegens de vennootschap gehouden die derde er op te wijzen dat de werkzaamheden werden verricht onder toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Indien een derde van de inhoud van de werkzaamheden op enigerlei wijze gebruik maakt, is die derde aan de inhoud van deze algemene voorwaarden gebonden.

Tarieven

9. Een lijst met thans geldende tarieven voor veel voorkomende werkzaamheden is op verzoek van de opdrachtgever beschikbaar. De vennootschap is gerechtigd de door haar gehanteerde tarieven (periodiek) te wijzigen. De gehanteerde tarieven zijn richtbedragen. In geval de vennootschap meer tijd dan gebruikelijk aan een opdracht besteedt, is zij gerechtigd het meerdere in rekening te brengen. De vennootschap is gerechtigd bij aanvang van de werkzaamheden een voorschot te verlangen. De vennootschap is tevens gerechtigd een honorarium in rekening te brengen indien een gegeven opdracht wordt ingetrokken.

Betalingstermijn, hoofdelijkheid

10. Door de vennootschap te verzenden declaraties dienen binnen 30 dagen te worden voldaan bij gebreke waarvan de opdrachtgever geacht wordt in verzuim te zijn. Alsdan is de opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd. De kosten van het door de vennootschap in geschakelde incassobureau zijn voor rekening van de opdrachtgever. Indien een opdracht door twee of meer personen wordt verstrekt, zijn zij ieder hoofdelijk aansprakelijk voor voldoening van het honorarium en de verschotten.

Rentevergoeding

11. Indien de vennootschap cliëntengelden onder zich houdt, zal getracht worden deze gelden tegen een zo gunstig mogelijke rente uit te zetten bij één of meer van de financiële instellingen waarbij de vennootschap een rekening aanhoudt. Over de cliënten gelden wordt rente vergoed, mits dit verplicht is op grond van de thans geldende wetgeving.

De vennootschap kan geen rentecondities bedingen welke particulieren gebruikelijk genieten op hun eigen spaargelden.
Over de hoogte van de door de vennootschap op cliëntengelden gerealiseerde rente wordt niet gediscussieerd.

Elektronische communicatie

12. In geval de opdrachtgever en de vennootschap door middel van electronische communicatiemiddelen met elkaar communiceren, zullen beide partijen zorgdragen voor adequate virusprotectie. In geval echter desondanks een van partijen besmet raakt met een virus of andere storing, zal de andere partij daarvoor niet aansprakelijk zijn.

De verzending van e-mails zal non- encrypt geschieden, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
De opdrachtgever kan uitdrukkelijk verzoeken niet per e-mail te willen communiceren.

Bewaartermijn

13. De vennootschap draagt er zorg voor dat de gepasseerde akten en dossiers gedurende tenminste 20 jaar op haar kantoor bewaard zullen worden.

De akten kunnen na 20 jaar overgebracht worden naar een wettelijk erkende bewaarplaats. De dossiers zullen na 20 jaar vernietigd worden.
De vennootschap behoudt zich het recht voor kosten in rekening te brengen voor het afgeven van kopieën.
De vennootschap behoudt zich het recht voor akten en dossiers digitaal te archiveren mits zulks wettelijk is toegestaan.

Klachten

14. Op de dienstverlening van de vennootschap is de klachten- en geschillenregeling van toepassing.

Toepasselijk recht

15. De rechtsverhouding waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn wordt beheerst door Nederlands recht. De bevoegde rechter in Leeuwarden is bij uitsluiting bevoegd kennis te nemen van geschillen tussen de vennootschap en de opdrachtgever. Indien de vennootschap als eisende partij optreedt, is zij echter gerechtigd het geschil in afwijking van het voorgaande aanhangig te maken bij de voor de opdrachtgever in aanmerking komende buitenlandse rechter.

Contact & Informatie

Adres

Achter de Hoven 75
8933 AH Leeuwarden

Telefoon

(058) 299 06 63

Email

info@notarisvolders.nl

Informatie

Algemene Voorwaarden & Privacybeleid